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Cos'è, chi deve usarla e perché

Con la Manovra contro la crisi economica con l'art. 16 commi da 6 a 12 (DL n° 185 del 29 novembre 2008, poi convertito in Legge 28 gennaio 2009 n° 2 e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n° 22 del 28/01/2009, Supplemento ordinario n° 14) ha riportato alla ribalta la PEC, uno strumento utilissimo ma che ha finora avuto poco successo.
L'obiettivo è ora quello di promuovere l'utilizzo della PEC quale canale privilegiato di comunicazione, nel settore pubblico come in quello privato, affermandone la sicurezza nell'invio e nella ricezione delle comunicazioni, garantita dal sistema automatico delle ricevute.
Al fine di rimediare alla situazione di stallo creatasi il legislatore ha posto dei precisi termini per la nuova disciplina:

• le imprese già costituite hanno un termine di tre anni decorrente dall'entrata in vigore del Decreto Legge per comunicare l'indirizzo di PEC;
• le società in fase di costituzione hanno l'obbligo di indicare l'indirizzo di PEC già nella domanda di iscrizione al Registro Imprese;
• i professionisti iscritti in Albi ed Elenchi istituiti con legge dello Stato dovranno comunicare ai rispettivi Ordini o Collegi il proprio indirizzo PEC entro dodici mesi dall'entrata in vigore del Decreto Legge;
• le amministrazioni pubbliche infine, hanno l'obbligo di istituire una casella di PEC per ciascun registro di protocollo tenuto, entro un anno dall'entrata in vigore del Decreto Legge, e dovranno darne giusta comunicazione al CNIPA.

Nei rapporti tra imprese, professionisti o Pubblica Amministrazione, sarà automatico l'uso della PEC. Anche senza preventiva accettazione del destinatario.

Al fine dell'opportuna pubblicità degli indirizzi di PEC il legislatore si è preoccupato di assicurarne la conoscenza attraverso la pubblicazione dei relativi elenchi per via telematica da parte degli Ordini e Collegi (per i professionisti), da parte del CNIPA (per la Pubblica Amministrazione) e al Registro Imprese per tutte le imprese iscritte.

La PEC può essere richiesta ad un qualunque gestore iscritto all'elenco CNIPA ( www.cnipa.it). Il rilascio della PEC è subordinato alla stipula di un apposito contratto tra il gestore scelto e l'utente, il quale è tenuto a comunicare una serie di informazioni finalizzate alla sua effettiva identificazione.

Va precisato che, come specificato da Unioncamere, la mancanza dell'indirizzo di PEC non impedisce il perfezionamento del procedimento di costituzione d'impresa. L'adempimento in oggetto potrebbe infatti esser assolto successivamente dandone apposita comunicazione.

L'indirizzo PEC quindi, non è un semplice indirizzo di posta elettronica, ma un vero e proprio domicilio informatico presso cui saranno consegnati atti di ogni tipo e di cui ci sarà "certezza di avvenuta consegna".

Ma come funziona la Posta Elettronica Certificata?

Innanzitutto bisogna ricordare, ancora una volta, che la PEC ha valore legale solo fra caselle di Posta Elettronica Certificata, quindi da utente PEC a utente PEC.
Attraverso la PEC il mittente del messaggio riiceverà due ricevute automatiche, entrambe con un preciso valore:

• Ricevuta di accettazione, rilasciata dal proprio gestore PEC. Attesta l'avvenuta spedizione del plico informatico e ne certifica data e ora di invio, paragonandola alla posta cartacea corrisponde alla ricevuta rilasciata dall'ufficio postale;
• Ricevuta di consegna, rilasciata dal gestore PEC del destinatario. Attesta l'avvenuta consegna del messaggio con gli eventuali allegati, certificandone data e ora di consegna. Corrisponde alla cartolina di Avviso di Ricevimento rientrata dalle Poste. Diversamente dalla raccomandata cartacea però, quest'ultima ricevuta contiene anche una copia integrale del messaggio inviato e degli allegati eventuali al fine di evitare contestazioni sull'effettivo contenuto inviato.

Una particolare avvertenza però va data proprio in merito a quest'ultima caratteristica. La ricevuta di consegna contenente l'effettivo messaggio più copia degli allegati crea un effetto moltiplicatore dello spazio occupato, quindi bisogna periodicamente verificare quanto spazio si ha a disposizione dal proprio gestore.

Ma cosa accade se la trasmissione non avviene correttamente? Sia nel caso in cui l'errore si verifichi in fase di invio oppure di recapito, il mittente ne riceve comunicazione. Possibili esiti negativi sono:

• Gestore del mittente impossibilitato ad accettare il messaggio. In questo caso restituirà un avviso di non accettazione contenente la motivazione di errore e la nota di impossibilità a consegnare il messaggio al destinatario;
• Gestore del mittente impossibilitato a consegnare il messaggio alla casella PEC del destinatario. In pratica il gestore lo accetta ma non può consegnarlo, emetterà pertanto un avviso di mancata consegna;
• Altre anomalie possono riguardare l'inoltro di un messaggio al destinatario con errori nell'indirizzo di PEC, l'invio del messaggio da una casella di posta che non sia PEC. In quest'ultimo caso sarà il destinatario a ricevere un avviso attraverso la "busta di anomalia", emessa dal proprio gestore PEC, messaggio che contiene comunque copia del messaggio originale, che andrà però recepito come semplice messaggio email, senza valore legale quindi.
• Altri messaggi di errore possono riguardare ad esempio la presenza di email bloccate dal gestore per la presenza di files sospetti (virus) e vengono inviati contemporaneamente al mittente e al destinatario (ai sensi dell'art. 12 DPR 68/2005).

Tutti i messaggi veicolati attraverso gestori PEC risultano firmati digitalmente dai rispettivi gestori, ai quali spetta l'onere di apporre esatto riferimento temporale ai singoli messaggi e conservare traccia di ogni operazione svolta (tramite files di log) per almeno trenta mesi, in maniera tale che il mittente che abbia smarrito le ricevute possa comunque ricostruire cronologicamente tutte le operazioni effettuate, come stabilito dall'art. 6 -commi 7 e 11- del DPR 68/2005.
Ai destinatari rimane ovviamente l'onere di controllare la propria casella PEC leggendone accuratamente tutti i messaggi, per prendere effettiva conoscenza delle comunicazioni già notificate, ricordando ancora una volta che la notifica della PEC avviene con la ricevuta di conferma di avvenuta consegna al destinatario, indipendentemente poi dal fatto che sia stata effettivamente letta o meno.
Infine ricordiamo che la PEC può essere letta direttamente in area web, lasciando quindi i messaggi sul server del gestore (al quale si accede con nome utente e password da qualsiasi postazione collegata al web), o si può scaricare con un qualunque programma di posta elettronica sul proprio computer (in questo caso il server viene però svuotato dai messaggi e sarà opportuno avere sempre un salvataggio di tutti i messaggi su supporto esterno al fine di prevenire anomalie al computer che non giustificano la perdita dei dati di fronte alla Legge). Nel caso si utilizzi quindi un software di posta elettronica bisognerà attribuire all'account specifici parametri che sono comunicati dal Gestore.

09/03/2009 - Luigi Asero